Sind heutige Baubesprechungen irrsinnig?

Ist die Zusammenarbeit schlechter geworden?

Höslwang, Januar 2017 - In Deutschland wird gebaut wie nie zuvor. Doch die Zusammenarbeit zwischen Architekten und Planern einerseits sowie den ausführenden Firmen andererseits, aber auch der Handwerker untereinander habe schwer gelitten. Das findet Handwerksmeister Thomas Graber, Inhaber eines mittelständischen Betriebs für technische Isolierung, Innenausbau und Trockenbau.


Bauforum24 Artikel  (03.01.2017): Weiterhin Nein zu „Blauer Plakette“


Immer häufiger verlässt Handwerksmeister Thomas Graber in letzter Zeit Baubesprechungen von größeren Projekten und ist verärgert und frustriert. Denn was vor 10 Jahren noch Einzelfälle waren, scheint sich zum Regelfall zu entwickeln. Denn was zwischen Architekten und Planern auf der einen und Handwerksbetrieben auf der anderen Seite, aber vor allem auch, was zwischen den beteiligten Unternehmen untereinander abläuft, habe mit zielgerichtetem, strategischem und partnerschaftlichem Arbeiten nicht mehr viel zu tun.

Im folgenden Text schildert er die aus seiner Sicht irrsinnige Situation, die sich insbesondere bei Baubesprechungen zeigt – mit Folgen für die Unternehmer und die Projekte.

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Thomas Graber ist seit seinem 18. Geburtstag Inhaber eines Handwerksunternehmens für technische Isolierung und Brandschutz. Nach der Übernahme vom Vater erlebte er mit der Graber GmbH alle Höhen und Tiefen und hat die Firma zu einem mittelständischen Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Technische Isolierung, Trockenbau und Innenausbau geführt.

Sein Wissen und seine Erfahrung als Unternehmer vermittelt Graber in Vorträgen, Seminaren und Workshops. Dabei geht es ihm besonders um die Rolle und Persönlichkeit des Unternehmers sowie um das Verständnis komplexer betriebswirtschaftlicher Zusammenhänge – speziell für kleine und mittelständische Handwerksbetriebe.

 

 

 

 

Zitat

Planen by bauen: Der Irrsinn von Baubesprechungen und Projektabläufen

Das Baugewerbe boomt, allerorten drehen sich Kräne, werden neue Projekte gestartet, wird umgebaut und modernisiert. Die Zinsen sind günstig. „schnell noch bauen, bevor die Zinsen wieder steigen“, lautet die Devise. Da bleibt in vielen Fällen kaum noch Zeit, eine fundierte und komplett zu Ende gedachte Planung zu entwickeln. Wenn aber zu wenig Zeit für die Werk- und Ausführungsplanung investiert wird, können viele, baulich zwingend notwendige Details nicht in der Tiefe behandelt und entwickelt werden. Vieles davon wird dann – eines der Probleme vieler Handwerker heute – auf einen späteren Zeitpunkt – d.h. kurz vor der Ausführung – oder sogar ganz auf die ausführende Firma verlagert. Die oft fehlende Planungssicherheit führt zwangsläufig zu Unsicherheiten bei der Kalkulation, sowohl im Hinblick auf die Kosten als auch auf die benötigte Vorlauf- und Ausführungszeit. Handwerker müssen/sollen zum Teil Planungsleistungen (zu denen sie nicht verpflichtet sind) übernehmen, um schneller handlungsfähig in der Ausführung zu werden, bekommen aber dafür – in der Regel – keine finanzielle Entschädigung.

Die Klärung von technischen Details wird dann oft in die „allgemeinen“ Baubesprechungen verlagert – und dadurch entsteht Problem Nummer 2: Jour-fix-Termine, die eigentlich dazu dienen sollten, das große Ganze (d.h. den Bauprozess insgesamt) abzustimmen, werden immer mehr zu Planungs- und Koordinationsterminen missbraucht. Da werden (oft stundenlang) kreuz und quer Diskussionen zu Problemen oder offenen Fragen geführt, die nur einzelne Personen/Firmen betreffen, ohne wirklich klare und verbindliche Entscheidungen zu treffen – um letztlich festzustellen, einer konkreten Antwort oder Entscheidung nicht wirklich näher zu kommen...

Beispielsweise sitzen 20 Menschen oder mehr bei einem solchen Jourfix und hören sich Probleme Einzelner an, die im Interesse der Zuhörer in fast allen Fällen völlig sinnfrei und zeitraubend sind. Eigentlich respektlos gegenüber den Teilnehmern, die sich das anhören müssen und mit dem Gesprächsinhalt im Detail nichts zu tun haben.

Dem gegenüber werden schnelle und verbindliche Entscheidungen, auf die man sich wirklich verlassen kann, immer seltener „live“ getroffen. Die Gründe sind vielfältig und für jeden Beteiligten nachvollziehbar, doch die Verantwortung liegt – aus meiner langjährigen Praxiserfahrung – in erster Linie beim Moderator bzw. dem, der die Prozesse steuert und Entscheidungen trifft, um auf beiden Seiten (Auftragnehmer und Auftraggeber gleichermaßen) Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit einzufordern.

Die heutige Praxis zeigt jedoch, wie viel unnötige Zeit bei allen Beteiligten sinnlos verloren geht – aus meiner persönlichen Sicht doch wertvolle Zeit, die viele Handwerker sicherlich lieber und effektiver für das Projekt oder die Ausführung auf der Baustelle verbringen würden. Kein Wunder, dass Großbaustellen nicht rechtzeitig fertig werden. Kein Wunder, dass bei öffentlichen Bauprojekten die Kosten regelmäßig explodieren.

Viele Projektverantwortliche stehen unter extremem Stress und Leistungsdruck, da der Erfolg maßgeblich vom Zusammenspiel der Protagonisten abhängt, auf die sie zum einen nur begrenzt Einfluss nehmen können, auf deren gute Performance und Mitarbeit sie zum anderen aber angewiesen sind. Es ist zwischenmenschlich sicherlich nicht für jeden einfach, immer den richtigen Ton und die nötige Diplomatie zu finden – aber auch hier gilt das Sprichwort: Wie man in den Wald hinein ruft...

Unsicherheit bzw. Selbstschutz, gepaart mit unzureichender Fachkompetenz im Detail und einem enormen Zeitdruck motivierten manche Planer und Architekten dazu, Lösungsstrategien gleich „live“ mit dem Fachmann zusammen zu entwickeln. Aber doch bitte nicht in großen Baubesprechungen!

Hier ein paar klassische Antworten von Planern und Architekten zum Thema Planung sowie Ausführungs- und Detailplanung sowie deren wirkliche Bedeutung:

Haben wir am Start! = Wir haben noch gar nichts gemacht!
Ist in Bearbeitung! = Ist mir nicht wichtig genug, sonst hätte ich es schon gemacht!
Das muss ich prüfen! = Ich traue keinem, brauch aber Zeit mich reinzudenken!
Es fehlen noch Angaben! = Ich muss mich um alles selbst kümmern - hatte noch keine Zeit!
Muss noch entschieden werden! = alles & nix ist wichtig - kommt Zeit kommt Entscheidung!
Muss besprochen werden! = ist mir wichtig, aber hab eigentlich keine Zeit!
Ich warte auf Rückmeldung = hoffentlich weiß derjenige, dass er „fix“ zurückmelden muss...

Dafür sieht sich der ausführende Handwerker fast ausschließlich mit diesen drei klassischen Fragen konfrontiert:

  1. Wann können Sie anfangen?
  2. Wann sind Sie mit ihren Arbeiten fertig?
  3. Geht's auch schneller?

Um von Unzulänglichkeiten zum Stand der Planung abzulenken und um Zeit zu gewinnen, werden ausführende Firmen gerne mit viel Papier/Plänen und allen möglichen Information versorgt, die zwar sicherlich relevant, aber in der Regel nachrangig zu behandeln sind.

 

Irrtum 1: Viel Info hilft viel

Planer filtern immer weniger spezifisch, sondern schütten erst mal die beteiligten Unternehmen mit viel Papier und Plänen zu. Motto: Such dir selbst raus, was du brauchst. Das kostet jedoch den Auftragnehmer viel Zeit und Nerven. Und eigentlich hat jedes Gewerk einen Anspruch auf werthaltige Informationen, oder? Und Geld kostet es ja auch, wenn man sich die Unterlagen auch noch selbst ausdrucken muss, das spart nur dem Planungsbüro Druckkosten. Die Bereitstellung von aktuellen Planungsunterlagen auf einem Server ist zwar modern, hilft aber nichts, wenn nicht alle Handwerker so weit sind, die Daten auch zu organisieren und damit umzugehen. Gerne wird in diesem Zusammenhang vergessen, alle Beteiligten auch zeitnah vom neuesten Planstand zu informieren – der Verweis im Plankopf auf einen neuer Index, schließt noch lange nicht auf die geänderten Inhalte, wenn in den Planunterlagen nichts „gewolkt“ ist oder die Änderungen nicht schriftlich angeführt werden.

 

Irrtum 2: Einfach Probleme auf andere abwälzen

Klar, jede Partei – sei es Auftraggeber, Auftragnehmer oder Planer – muss vereinbarte Pflichten und Fristen einhalten. Daher kann es auch nicht sein, dass Planungsleistungen so ohne weiteres auf die ausführenden Firmen (sofern es nicht vertraglich anders geregelt ist) verschoben werden. Zum einen ist es immer eine Frage der Haftung, zum anderen aber auch die Frage der Vergütung. Aber auch das Verhalten der beteiligten Handwerksfirmen untereinander lässt vielerorts zu wünschen übrig. 

Ohne Sinn und Verstand wird zum vereinbarten Termin drauf los montiert, ob das Sinn macht, die Schnittstellen der Gewerke fehlerhaft sind oder versäumt wurde notwendige Vorleistungen zu erbringen – egal. Diese Rücksichtslosigkeit verursacht unnötig Kosten, Zeit und Ärger. Wenn es keiner merkt, sind spätere Mängel und Bauschäden vorprogrammiert.

Schon merkwürdig, wenn ein rücksichtsvoller und kollegialer Umgang auf einer neuen Baustelle als „ungewöhnlich“ wahrgenommen wird, oder?

 

Irrtum 3: Ehrlichkeit und aktive Mitarbeit beim Thema Termine und Ablauf

In jedem Projekt ist Termindruck das zentrale Thema. Eine Unart ist inzwischen, um von eigenen Unzulänglichkeiten oder Kapazitätsengpässen abzulenken, zuerst einmal Versäumnisse und Fehler bei anderen Vorgewerken zu suchen.

Da werden Behinderungsanzeigen geschrieben, ohne dass es einen wirklichen Schuldigen gibt. Aber eine solche Anzeige könnte ja später noch einmal von Nutzen sein. Zugeständnisse werden oft nur gemacht, wenn es den eigenen Interessen gut tut.

Und egal auf welcher Baustelle Sie sind, Sie hören mindestens einmal amTag: „Was? Ich bin auf keinen Fall schuld!“ Es ist spannend zu beobachten, wie sich die Verhaltensweisen der Protagonisten ähneln, wenn es um die Schuldfindung geht. Allen Beteiligten könnte – theoretisch – eine Mitschuld angelastet werden. Das Praxisverhalten zeigt jedoch: Solange du selbst nicht der Auslöser für die Verschuldung bist, wird in jedem Fall erst einmal ein anderer ans Kreuz genagelt. Auch eine Strategie! Ob dieses Verhalten dem Projektablauf förderlich ist? Ich denke: Mit solch einer Einstellung auf keinen Fall!

 

Irrtum 4: Jetzt - sofort und gleich !  Wenn der Kunde ruft...

Manchmal hat man das Gefühl, dass mit dem Erhalt eines Auftrages auch eine jederzeit (sogar über die normale Geschäftszeit hinausgehende) abrufbare Präsenz vereinbart wird. In diesem Zusammenhang wird oft vergessen, dass zeitlicher Aufwand, Anfahrtsweg und Umfang der Arbeiten oft nicht in Relation zum Ergebnis liegen, aber oft aus einem subjektiven Empfinden heraus, erst einmal klar gestellt wird: wer zahlt, schafft an!

Kurzfristige Termine mögen ja Sinn machen, wenn diese effizient, sachlich und zielführend sind. Die Praxis belehrt uns doch viel zu oft, dass es anders ist.

 

Irrtum 5: Der Handwerker ist an allem Schuld!

Ganz klar, jedes Gewerk muss seine Vorleistungen prüfen, bevor mit der eigenen Leistung begonnen wird. Das entlässt aber in keinem Fall den Planer und Architekten aus der Verantwortung. Die zwingenden Abhängigkeiten in der Zusammenarbeit zwischen Planung und Ausführung wird bei vermeintlichen Fehlern und Mängeln immer auf die Probe gestellt.

Das offensichtliche „Der hat's gemacht - der hat Schuld!“ hat mit neutraler Sichtweise immer auch noch andere Seiten. Nachdem der Handwerker in Vorleistung gehen muss, bevor er nach Abnahme seinen Werklohn fordern darf, ist er das vermeintlich schwache Glied in dieser Kette. Ob solche schnellen Schuldzuweisungen immer gerechtfertigt sind?

Damals wie heute....

Früher galt noch das gesprochene Wort auf der Baustelle: „Ausgemacht ist ausgemacht!“ oder „Ich helfe dir, du hilfst mir“. Dieser Kodex geht leider über die Jahrzehnte und Generationen der am Bau Beteiligten immer mehr verloren. Jeder schaut immer häufiger nur noch auf sich selbst und seinen Vorteil. Getrieben von Zeit- und Leistungsdruck bleibt immer weniger Zeit für Zwischenmenschlichkeit. Das Handwerk lebt von und mit den Menschen, die zusammenarbeiten.

Die drei Ver... (Verbindlichkeit, Verantwortung, Vertrauen) waren damals und sind heute der Grundstein für gute und erfolgreiche Zusammenarbeit.

So wird ein Schuh draus:

  • Das Produkt / Ergebnis muss klar definiert und für alle erkennbar und nachvollziehbar sein
  • Die Aufgabenstellung für das jeweilige Gewerk muss klar definiert und im Detail bekannt sein
  • Notwendige Planunterlagen sollten vollständig sein
  • Entscheidungsmatrix : was muss bis wann von wem entschieden werden
  • Es gibt Holschulden und Bringschulden – und die gilt es einzulösen
  • Gegenseitige Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit unter den Beteiligten gehören immer dazu
  • Termine müssen, „realistisch“ geplant werden (inkl. Pufferzeiten)
  • Zuordnung klarer Verantwortlichkeiten
  • Schnittstellenprobleme frühzeitig in Angriff nehmen
  • Intensive Koordinationsgespräche im kleinen Kreis (Schnittstellen/Vorgewerke)
  • Allgemeine Themen „Jourfix“ ( große Kreis ): Gesamtablauf - Gesamtorganisation

Zusammenfassend zeigt sich: Wenn ein Projekt strategisch richtig geplant wird, genügend Zeit für Planung investiert wird und dann mit den richtigen Beteiligten konsequent umgesetzt wird, dann ist der Erfolg garantiert! – und das zur Zufriedenheit aller Beteiligten. Dazu gehört eine klare Definition der Ziele, eine realistische Zeitplanung und die Zuordnung klarer Verantwortlichkeiten. Sind dann auch noch alle Schnittstellen definiert und koordiniert, können die speziellen Themen auch im kleinen Kreis konstruktiv besprochen werden.

Somit wäre der Grundstein gelegt, in großer Runde auch nur die wirklich wichtigen Themen zum Projektablauf wesentlich effizienter und erfolgreicher gestalten zu können. Das setzt im zwischenmenschlichen Bereich aber auch Respekt und Verbindlichkeit voraus – zwei Eigenschaften, die leider auch immer seltener zu finden sind. 

Nehmen Sie diesen Artikel doch gerne zu ihrem nächsten Jourfix/Projektbesprechungen mit und lassen Sie die Inhalte innerhalb der Beteiligten in einem Kurzgespräch reflektieren.

Wenn ich mit diesem Beitrag zur Qualitätsverbesserung in Baubesprechungen beitragen sollte, hat es sich gelohnt.

Thomas Graber

 

© Foto: Thomas Graber


Bauforum24

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Ist das heute bei großen Projekten der "Normalzustand"?
Wer kann aus eigenen Erfahrungen berichten?

Viele Grüße und ein schönes Wochenende wünscht die Bauforum24 Redaktion!

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SirDigger

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Der beschriebene Zustand der Baubesprechungen ist absolut normal. 

Je größer das Projekt, je mehr Gewerke vor Ort sind, desto sinnlos aufgeblasener sind die JourFix Termine. 

Da sitzen dann vom Erdbauer bis zum Dachdecker alle rum, und meistens gibt es weder Kaffee noch Kekse.

Ich habe mir angewöhnt, wenn meine Leistungen erbracht und abgenommen sind, melde Ich mich von solchen Terminen beim AG/GU/bauleitendem Büro schriftlich ab.  Und super Ich bekomme dann immer noch die XX Seiten JourfixBesprechungsprotokolle mit Lesebestätigungsanfrage per Mail.    

Und damit treffe ich immer mehr auf Unverständniss, sorry meine Arbeitszeit kostet Geld, wollt Ihr das Ich weiterhin teilnehme?

Dann kostet das. Das erzeugt noch mehr Unverständniss... Ich bin selbstständig, und kein Angestellter,

der eine Ausrede braucht um aus dem Büro zuverschwinden.

Hat irgendwer an meinen erbrachten Leistungen nach der Abnahme etwas auszusetzen/soll etwas nachträglich geändert werden? Zusatzarbeiten?

Dann ist es der Job des GU/bauleitenden Büros sich mit mir in Verbindung zusetzen. 

Das ist der Hauptgrund, warum soviele GU auf JourFix mit allen beteiligten Gewerken setzen, Zeitersparniss für sich selbst,

sowie die Tatsache das darauf gesetzt wird das sich die Gewerke gegenseitig mit Schuldzuweisungen zerfleischen, oder zumindestens die Koordination untereinander in die eigenen hand nehmen. 

Ein miteinander ist anscheinend nicht mehr Stand der Vorgehensweise.  

Zumindestens nicht auf der Bauleitungsebene, die ausführenden Mitarbeiter vor Ort sind da meistens kollegialer untereinander.  

 

Die Tatsache, das Planung, Bauzeitenplan und die Kalkulation der GU und die  Realität des Bauablaufes meistens recht unterschiedlich verlaufen,

fördert ein solches Verhalten der Bauleitung der AG/GU.  

Man kalkuliert sich ein Projekt solange schön, bis man den Zuschlag erhält, und versucht dann die kalkulatorischen Wunschpreise und Leistungszeiträume des Bauzeitenplanes am Markt durchzusetzen. 

Die Methoden dafür sind manigfaltig, und jeden Morgen stehen anscheinend neue, dumme Subunternehmer auf.  

Treten Probleme auf,  bedient sich dann des GU/Bauleitendes Büro der Fähigkeiten und Wissens der sowieso beteiligten Gewerke, und lagert die Problemlösungen an diese aus.  "Stell mal einen Nachtrag/Lass dir was einfallen"

Wobei die Nachträge und Mehrkostenanmeldungen nach der Stellung gern "liegengelassen werden" um sie später zusammengestrichen zugenehmigen..

Erbringt man als Subunternehmer Planungsleistungen für Problemlösungen, ist die eigene Verantwortung/Haftbarkeit um ein vielfaches höher,

als wenn man nur Arbeiten nach vorgelegten Plänen ausführt.

Das diese Planungsleistung/Verantwortung/Haftbarkeit sich in den Einheitspreisen wiederspiegeln muss, geht in das Erbsenzählerhirn von Controller und BWL-Polohemdenträger einfach nicht hinein, und die technische Bauleitung stellt sich zum Thema meistens dümmer als sie ist. 

Da werden dann Preise aus ganz anderen Projekten zur "Preisfindung" herangezogen, oder man fragt andere Subunternehmer mit dem erstelltem Nachtrag an, ob er das den billiger kann.  Das sind so Momente wo Ich richtig einen Hals bekomme.

Findet man keinen anderen, der es billiger kann, soll man die Leistung aber trotzdem schon zeitnah erbringen, wegen dem heiligem Bauzeitenplan...  

Nur Ich habe mir den Grundatz angewöhnt, kein schriftlicher Auftrag/Bestellung welche von mir angenommen wurde= keine Leistung. 

Auf mündliche Zusagen der Bauleitung/AG, verlasse Ich mich nur noch, wenn Ich den betreffenden schon sehr sehr lange kenne, und er seine Zusagen immer eingehalten hat.

 

 

 

 

 

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Schachtmeister

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Leider muss ich dem bisher geschriebenen zustimmen. Ein weiterer Grund dieser Misere sehe ich zudem in der praktischen Fachfremde der heutigen Planer, Ingenieure und Bauleiter. All diese haben immer weniger von dem Praktischen eine Ahnung. Zudem kann heute fast jeder Bauleiter werden. Hatte letztes Jahr eine ganz interessante Konstellation: Projektleiter war eigentlich Anwalt und sein Bauleiter eigentlich Fotograf. Glaub das sagt alles und wie es da auf den Sitzungen zu und her ging auch. Mal von der Flut von Abmahnungen abgesehen. 

Bin immer mehr derMeinung, dass jeder der auf dem Bau etwas erschaffen und leiten will, wissen sollte wie man mit Schaufel und Kelle Werte erschafft und einen Winter lang jeden Abend vor Dreck stehen sollte. 

Warum sollte er bzw seine Kleider vor Dreck stehen? Damit sie wissen, dass es vor der Tür doch noch eine Art Winter gibt und sich da die Bauzeit und Maßnahmen ändern.

 

Freue mich auf eine angenehme weitere Diskussion hier

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Wie Sir Digger schreibt, es ist verloren gegangen, dass man zusammenarbeiten soll um etwas zu erschaffen...das interessiert auch niemanden mehr...

In den meisten Fällen wird der sog. "jour fix" dazu verwendet die Firmen aufeinander loszulassen oder sinnfreien Druck zu erzeugen.

Mein Lieblingsbeispiel ist, die Erdarbeiten sind abgeschlossen, der Rohbauer hat begonnen, zum jour fix ist irgendwie jeder Beteiligte am Bau geladen, 40-45 Mann in einem überfüllten Raum und dann beginnt man den Fliesenspiegel zu diskutieren......

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Schachtmeister

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Was auch noch ist, das Verfüllen der Baugrube und das verlegen der ganzen Leitungen sollte am Besten über Nacht passieren, da das Gerüst gestellt werden muss. Leitungen liegen zudem nicht mehr im gewachsenen Böschungsbereich, sondern im setzungsriskanten Verfüllbereich. 

Zudem stellte vorkurzem jemand fest, dass derBauzeitenplan immer bei den Aushub platzt. Es könnte doch nicht so schwer sein ein Loch auszuheben. Es sollten mehr und grössere Maschinen auf die Baustelle. Die vorhandenen Maschinen standen sich nur jetzt schon fast im Weg, der Boden war so schlecht, dass gehäufte Schaufeln fast nicht möglich waren.

Was ich mit diesenSätzen sagen will, der Tiefbau wird ausgeblendet, Ahnung hat davon so gut wie keiner mehr und wir müssen das unmögliche irgendwie möglich machen. Heute muss da gebaut werden wo unsere Vorfahren einen grossen Bogen drum machten, weil sie wussten warum und die heutigen Bürokraten auf dem PC alles schön rechnen können.

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