virtic: Controlling in Echtzeit

[Bauforum24 1.128]

Baufirmen müssen ihre Kostenvoranschläge angesichts des enormen Wettbewerbdrucks in immer kürzeren Zeitabständen erstellen. Voraussetzung für die Wirtschaftlichkeit der Angebote ist allerdings eine schnelle sowie präzise Kalkulation abgeschlossener und laufender Projekte. Die virtic GmbH bietet daher speziell für das Baugewerbe eine mobile Arbeitszeiterfassung mit Ortung von Mitarbeitern an. Geschäftsführer oder auch Bauleiter können somit in Echtzeit die Projektkosten sowie den aktuellen Einsatzort der Mitarbeiter einsehen.

Jens Meißner muss schnell sein. Schnelligkeit entscheidet in seinem Geschäft über die Vergabe von Aufträgen und Folgeaufträgen. Und er muss sorgfältig sein. Im Extremfall kann in seinem Gewerbe mangelnde Sorgfalt Menschenleben gefährden. Der 38jährige Unternehmer ist Geschäftsführer der Hoch-, Tief- und Straßenbaufirma Meißner mit Sitz in Troisdorf. Spezialisiert hat er sich auf die Behebung unerwarteter Störungen an Gas-, Wasser- und Stromleitungen. Zu seinen Kunden zählen seit Jahren renommierte Energieversorger, Stadtwerke und Telekommunikationsunternehmen. Wenn sie anrufen, muss Meißner seine Mitarbeiter teilweise binnen einer Stunde am Ort der jeweiligen Störung haben. An einem normalen Arbeitstag sind er und seine 50 Mitarbeiter an rund 20 Baustellen ? darunter mehrere Tagesbaustellen ? tätig.

Jens Meißner lokalisiert und disponiert seine Mitarbeiter über das Webfrontend von virtic.

?Die jeweilige Störung vor Ort stellt sicherlich die größte Herausforderung in unserem Gewerbe dar. Ebenso anspruchsvoll ist allerdings die Einsatzplanung der Mitarbeiter sowie die Erfassung der einzelnen Arbeitszeiten an den jeweiligen Kostenstellen", sagt Jens Meißner. In seinem Unternehmen waren bislang nur die einzelnen Bauleiter dafür verantwortlich, welcher Mitarbeiter wann und wo arbeitet. Für den Notfall wollte Meißner jedoch ein System haben, mit dem auch die Geschäftsführung und andere Entscheider disponieren können. Eine personenunabhängige und schnell zu bedienende IT-Lösung zur Ortung und flexiblen Disposition von Mitarbeitern schwebte Meißner vor.

Das System Namens ?virtic" (virtual time clock) ermöglicht die mobile Arbeitszeiterfassung per Handy sowie die Ortung des jeweiligen Mitarbeiters über den nächstgelegenen Mobilfunkmast. Zusätzliche Daten können zudem gemäß des Workflows individuell ergänzt werden. In Echtzeit können Geschäftsführer, Bauleiter oder Buchhalter somit den aktuellen Standort des Mitarbeiters einsehen oder seine erbrachten Leistungen abrufen.

Das Webfrontend von virtic zeigt den Arbeitsstatus sämtlicher
Mitarbeiter an.

Neben der Einsatzplanung wollte Jens Meißner zudem die Erfassung und Weiterverarbeitung der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter optimieren. In der Firma, die er vor einigen Jahren gemeinsam mit seinem Bruder vom Vater übernommen hatte, dominierte bislang der klassische Stundenzettel. Mit den üblichen Folgen einer rein manuellen Zeiterfassung: Am Ende einer jeden Arbeitswoche gaben die Mitarbeiter ihre per Hand ausgefüllten Stundenzettel in die Buchhaltung, wo sie ebenfalls per Hand in die Lohn- und Finanzbuchhaltungssysteme eingegeben wurden. ?Der Zeitaufwand war enorm hoch, ebenso die Fehlerquote bei den einzelnen Buchungen", erinnert sich Meißner.

Nach einigen Tests mit anderen Anbietern entschied sich Jens Meißner schließlich Anfang des Jahres für das System von virtic: ?Neben der Ortung und Zeiterfassung überzeugt das System vor allem durch seine Schnittstellen", sagt Meißner. Innerhalb von zwei Tagen wurde virtic auf die Bedürfnisse von Meißner angepasst, in die bestehende Software-Architektur integriert und mit der Lohn- und Finanzbuchhaltung verknüpft. Die Handhabung der Handy-Applikation von virtic gestaltet sich derweil laut Hersteller unkompliziert und schnell: Per Tastendruck meldet sich ein Mitarbeiter zu einer bestimmten Arbeit an oder ab. Die jeweiligen Daten werden anschließend in Echtzeit sowie inklusive des Mitarbeiterstandortes an einen zentralen Server gesendet.

Einen weiteren Mehrwert des Systems sieht Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH und zuständig für den Bereich Produktentwicklung, insbesondere in der Möglichkeit zur persönlichen Konfiguration: ?Unsere IT-Lösung ist modular aufgebaut und deckt bereits jetzt nahezu alle Bedürfnisse der Baubranche ab. Weitere individuelle Einstellungen können wir zudem innerhalb kürzester Zeit vornehmen". Das vor drei Jahren gegründete Unternehmen mit Sitz in Dortmund zählt in Deutschland mittlerweile 250 Firmenkunden mit rund 4.000 Usern. Der kleinste Kunde ist ein 1-Mann-Betrieb, der größte ein Bauunternehmer in Süddeutschland mit 600 Mitarbeitern.

Ein Mitarbeiter der Firma Meißner meldet per Handy den Beginn seiner Ausschachtungsarbeit.

Die Kosten für die Nutzung von virtic liegen je nach eingesetztem Modul zwischen 30 Cent und 1 Euro pro Mitarbeiter und Tag. Außer den Mitarbeiter-Handys, die in der Regel für einen Euro erhältlich sind, sind keine weiteren Investitionen erforderlich. Angesichts der moderaten Kosten ist die Lösung laut Wolfgang Fuchs auch rein betriebswirtschaftlich zu empfehlen: ?Bei der klassischen Zeiterfassung sind je Stundenzettel Abweichungen von mehr als 15 Minuten von der tatsächlichen Arbeitszeit nicht ungewöhnlich". Bei einem Betrieb mit 20 Mitarbeitern fallen seinen Berechnungen nach im Jahr Mehrkosten von bis zu 20.000 EUR an. Erhöht werden diese durch den Verwaltungsaufwand, der durch die aufwendige Weiterverarbeitung per Hand entsteht. Darüber hinaus stellt sich durch die verzögerte Rechnungsstellung ein beträchtlicher Zinsverlust ein. Entsprechend wenig nachvollziehen kann Fuchs die Verwendung klassischer Stundenzettel: ?Mit moderner Kommunikationstechnik lassen sich die Kosten drastisch reduzieren."

Für Jens Meißner haben sich die laufenden Kosten mittlerweile amortisiert: ?Meine Bauleiter haben jetzt wesentlich mehr Zeit für die einzelnen Baustellen. Und unsere Buchhaltung kann nun in Echtzeit die Leistungen für einzelne Projekte und Kostenstellen ermitteln", sagt Meißner. Ein weiterer großer Vorteil des Systems wurde Meißner jedoch erst nach Einführung der neuen IT-Lösung bewusst: ?Wir können heute wesentlich schneller und präziser die Kosten für bereits fertige Projekte ermitteln. Ausgehend von dieser umfangreichen Datenbasis können wir nun zeitnah und exakt kalkulieren sowie neue Angebote verschicken. Und das verschafft uns einen enormen Wettbewerbsvorteil."

(Fotos: Maik Porsch)